Dziekanat to jedno z pierwszych miejsc, które studenci muszą odwiedzić, gdy rozpoczynają swoją przygodę ze studiami. To tutaj załatwisz wszystkie formalności związane z życiem studenckim. Możesz złożyć tu rozmaite podania i wnioski, a także odbierać ważne pisma. Osoby pracujące w dziekanacie są odpowiedzialne za stemplowanie legitymacji studenckich i innych dokumentów. Dziekanat można określić mianem serca administracyjnego uczelni, gdzie możesz uzyskać pomoc i informacje na temat różnych aspektów studiów. W tym artykule omówię sprawy, które możesz załatwić w tym miejscu, a następnie sposoby na ich pomyślne ukończenie.
Jakie formalności możesz załatwić w dziekanacie?
Zdarza się tak, że studenci nie dostrzegają różnicy pomiędzy sekretariatem w swoim instytucie albo katedrze a dziekanatem całego wydziału. Zwracają się do osób pracujących w sekretariacie ze sprawami przeznaczonymi dla dziekanatu i odwrotnie. Marnują w ten sposób czas — zarówno swój jak i osób pracujących w tych jednostkach. Poniżej wyróżniam przykładowe kwestie, które możesz załatwić w dziekanacie. Zapoznanie się z nimi pomoże Ci rozeznać się w gąszczu spraw studenckich:
- zmiana trybu studiów
- zmiana kierunku studiów
- przeniesienie z innej uczelni
- uzyskanie zaświadczenia o statusie studenta
- otrzymanie wpisu warunkowego za niezdany przedmiot
- rezygnacja ze studiów
- złożenie wniosku o urlop dziekański lub indywidualną organizację studiów
- złożenie wniosku o stypendium
- wniesienie opłat, np. za legitymację lub ubezpieczenie
- zmiana promotora pracy dyplomowej
- podanie o wznowienie studiów
- wniosek o przedłużenie terminu odbycia praktyki zawodowej
- podbicie legitymacji
Dla jasności dodam, że może się zdarzyć, iż akurat na Twojej uczelni któraś z tych spraw nie jest załatwiana w dziekanacie — na przykład wnioski o stypendia mogą być obsługiwane przez osobny dział stypendialny. Z tego względu przed wizytą w dziekanacie, podobnie jak w każdej innej jednostce uczelni, warto się upewnić, czy to na pewno tam mamy się udać.
Jak skutecznie załatwić daną sprawę?
1. Spróbuj załatwić sprawę przez telefon lub mailowo
W celu oszczędzenia czasu, zarówno sobie jak i Paniom z dziekanatu, polecam Ci wcześniejszy kontakt telefoniczny lub mailowy w danej sprawie. Może okazać się, że sprawę możesz załatwić na odległość, bez konieczności osobistej wizyty. W przypadku, gdy Twoja sprawa wydaje się być złożona i skomplikowana, to również powinieneś uprzedzić pracowników dziekanatu wcześniej, drogą telefoniczną lub mailową. Trudniejsze przypadki wymagają odpowiedniego przygotowania z ich strony, jeszcze przed Twoją wizytą w dziekanacie. Gdy zdecydujesz się na kontakt za pomocą korespondencji mailowej, nie zapomnij o zwrotach grzecznościowych i formalnym języku. O tym, jak w poprawny sposób zwracać się do pracowników uczelni pisałem w jednym z poprzednich artykułów.
2. Bądź uprzejmy
Osobista wizyta w dziekanacie powinna zacząć się od kulturalnego przywitania. Może zabrzmi to trywialnie, ale mimo wszystko wolę o tym przypomnieć. Staraj się używać zwrotów „dziękuję”, „przepraszam”, „czy można” itp. Podczas rozmowy z pracownikiem dziekanatu słuchaj uważnie tego, co mówi. Gdy czegoś nie zrozumiesz spytaj, czy mógłby Ci wytłumaczyć daną kwestię jeszcze raz. Możesz narazić się wtedy na drobny gniew, jednak wytłumacz się, że chcesz się upewnić, żeby nie marnować czasu dwa razy. W trakcie rozmowy nie wymądrzaj się ani nie podnoś głosu na pracownika — nawet podczas stresującej sytuacji postaraj się pozostać spokojnym. Zdenerwowanie może spowodować to, że Twoja prośba zostanie rozpatrzona negatywnie, czego dałoby się uniknąć.
3. Przygotuj się
Przed przystąpieniem do załatwienia danej sprawy spróbuj poszukać informacji na ten temat, np. na stronie uczelni lub w internecie. Może się okazać, że wzory podań będą umieszczone na stronie uczelni, więc oszczędzisz czas i nie będziesz musiał pisać ich odręcznie. Warto również być przygotowanym w kwestiach organizacyjnych. Powinieneś sprawdzić godziny przyjmowania interesariuszy, gdyż mogą się one różnić z godzinami pracy dziekanatu. Możesz też sprawdzić, w którym pokoju należy załatwiać daną sprawę, a także, do którego konkretnie pracownika należy się zwrócić. Najczęściej w dziekanacie pracuje kilka osób, a każda z nich przypisana jest do konkretnych kierunków lub roczników na danym wydziale. Warto upewnić się wcześniej, z którą osobą będziesz rozmawiał. Takie wcześniejsze przygotowanie pozwoli Ci na sprawniejsze załatwienie sprawy. Możesz też zyskać w oczach pracowników, dzięki czemu na Twoją sprawę spojrzą w łaskawszy sposób.
4. Unikaj kolejek
Podczas mojej przygody ze studiami zauważyłem kilka okresów, które powodowały tłumy studentów w dziekanacie. Przypadały one zazwyczaj na kilka dni przed rozpoczęciem roku akademickiego i kilka dni po, a także analogicznie — kilka przed i po rozpoczęciu kolejnego semestru letniego. Warto więc starać się załatwiać sprawy jak najwcześniej, aby uniknąć długich kolejek. Stanie w nich wiązać się może ze straceniem kilku cennych godzin z życia. Warto też zorientować się, czy w Twoim dziekanacie dostępna jest skrzynka lub skrytka, gdzie studenci mogą składać dokumenty. Dzieje się tak w przypadku dokumentów, które nie wymagają dodatkowego sprawdzenia przez pracownika, na przykład wniosku o stypendium rektora, który samodzielnie generujesz bezpośrednio z USOS-a.
5. Upewnij się
W przypadku złożenia wniosku lub podania do wyznaczonej skrzynki spróbuj upewnić się, czy na pewno została ona przyjęta. Najczęściej powinieneś otrzymać taką informację na poczcie uniwersyteckiej lub w USOS-ie. Aby mieć pewność co do przyjęcia Twojej wniosku dostarczonego osobiście przy biurku, możesz zabrać ze sobą kopię dokumentu i poprosić pracownika o podpisanie jej, wraz z adnotacją o tym, że sprawa została przyjęta. Zabezpieczysz się w ten sposób przed zgubieniem Twojego wniosku, a w efekcie przykładowo przegapienia wyznaczonych terminów.
6. Działaj grupowo
Podbijanie legitymacji to jeden z głównych celów wizyt studentów w dziekanacie. Gdy kończy się semestr, każdy ze studentów przypomina sobie o tym fakcie, często na ostatnią chwilę. Efektem są kilkugodzinne kolejki pełne osób, z których każdy chce podbić wyłącznie swoją legitymację indywidualnie. Z czasu swoich studiów pamiętam, że najlepszym pomysłem jest poproszenie jednej osoby, np. starosty, o zabranie legitymacji od całej grupy i podbicie ich wszystkich na raz. Zdarza się, że jest to nawet rozwiązanie sugerowane przez dziekanat. Zaoszczędzisz w ten sposób swój czas i ułatwisz pracę osobom odpowiedzialnym za tę kwestię w dziekanacie.
Podsumowanie
Niniejszy poradnik miał na celu przygotowanie Cię do wizyty w dziekanacie. Jak już wiesz, skuteczne załatwienie sprawy w tej jednostce wymaga odpowiedniego przygotowania. Ambitne podejście do tego tematu pozwoli Ci zaoszczędzić czas oraz nerwy. Wykorzystanie moich wskazówek sprawi, że przyszłe wizyty w dziekanacie z pewnością zakończą się dla Ciebie pomyślnie.
Zajrzyj na mojego bloga, aby znaleźć wiele więcej przydatnych artykułów.
Studiuj, zarabiaj, żyj — Ambitnie!